Overstappen
Overstappen zonder iets kwijt te raken
Vanuit Excel, een ander cursussysteem of een losse combinatie van tools. Wij zetten uw gegevens over, u controleert, en op de overstapdag gaat uw nieuwe omgeving live met een draaiboek en een terugweg.
Zo gaat het
Vijf stappen, één overstapdag
Intake
We kijken samen naar uw huidige systeem, uw cursusaanbod, certificaatontwerpen en mails. U krijgt een overstapplan met een datum.
Proefimport
U levert een export of Excel aan. Wij zetten alles in uw nieuwe omgeving en controleren dubbelen, ontbrekende geboortedata en certificaten zonder datum. U kijkt mee.
Inrichten
Cursussjablonen, certificaatontwerp, presentielijst, e-mailsjablonen, gebruikers en rechten. Automatische mails staan als concept tot u ze vertrouwt.
Overstapdag
Laatste export uit het oude systeem, verse import, controle, en uw website wijst naar de nieuwe omgeving. Alles volgens een draaiboek met een terugweg.
Nazorg
De eerste weken kijken we mee: mails, certificaten, de eerste presentielijst per foto. Wat u tegenkomt, lossen we op.
Wat wij meenemen
Uw hele historie, niet alleen de toekomst
- Cursisten met geboortedatum, e-mail, telefoon, functie en BSN waar nodig
- Bedrijven, vestigingen en contactpersonen, met portaaltoegang
- Afgeronde cursussen met deelnames en resultaten
- Certificaten met nummer, datum en geldigheid; verzamelcodes gesplitst per dag en training
- Geplande cursussen met inschrijvingen
- Eerder afgeronde e-learning als historie bij de cursist
- Cursusteksten en prijzen voor uw website
Wat wij voorkomen
De valkuilen kennen we
- Dubbele cursisten door een tweede werkgever: we voegen samen met uw akkoord
- Mails die ongevraagd de deur uitgaan: alles staat op concept tot u het aanzet
- Een mailserver die mee verhuist met het websiteadres: DNS controleren we vooraf
- Certificaten die ten onrechte als verlopen tellen: de vernieuwd-logica staat aan
- Teruggaan als het moet: back-up voor de import en een terugweg op de overstapdag
Veelgestelde vragen
Over de overstap
Welke gegevens kunnen mee?
Cursisten, bedrijven en vestigingen, contactpersonen, cursussen (gepland en afgerond), deelnames en resultaten, certificaten met nummer en geldigheid, en eerder afgeronde e-learning als historie.
Wat als onze export niet compleet is?
Dan combineren we bronnen: een export voor cursisten, Excel voor certificaten, uw website voor cursusteksten. Ontbrekende certificaatnummers krijgen een nieuw nummer; de oorspronkelijke datum blijft.
Kunnen we ons oude systeem nog even aanhouden?
Ja. Tot de overstapdag werkt u gewoon door; wij doen een proefimport en op de dag zelf een verse import van de laatste stand. Daarna is CursusOptimaal de bron.
Hoe lang duurt een overstap?
Meestal twee tot vier weken van intake tot overstapdag, afhankelijk van hoeveel u wilt inrichten (e-learning, website, klantportaal) en hoe snel de export er is.
Wat gebeurt er met onze certificaten die al verstuurd zijn?
Die blijven geldig. Geïmporteerde certificaten krijgen een PDF in uw nieuwe ontwerp zodra iemand ze downloadt, en een echtheidscode zodra de cursist ze opent. Nummer en datums blijven gelijk.
Een overstap bespreken?
Stuur ons een berichtje met uw huidige systeem en het aantal cursisten; we maken een overstapplan.