Alles wat er rond een cursus gebeurt, in één systeem

Planning & cursusbeheer

Van sjabloon tot afgeronde cursus in één overzicht. CursusOptimaal plant uw trainingen met locatie, instructeur en materialen, bewaakt dubbele boekingen en stelt zelf cursusmomenten voor op basis van verlopende certificaten.

• Cursuskalender met filters op status, locatie en instructeur
• Herbruikbare cursussjablonen met prijs, duur, materialen en e-mailautomatisering
• Open inschrijving of in-company, ook achteraf te wijzigen
• Wachtlijst met automatische plaatsing bij een afmelding
• Planningsassistent: voorstellen op basis van verlopende certificaten

Cursisten, bedrijven & vestigingen

Elke cursist één dossier: contactgegevens, opleidingshistorie, certificaten, e-learning en wat er gemaild is. Bedrijven met vestigingen en contactpersonen, een kaart met al uw klanten, en hulpmiddelen om dubbelen samen te voegen of een lijst uit een e-mail over te nemen.

• Zoeken op naam, e-mail, bedrijf of BSN met de certificaatstatus in beeld
• Bedrijven en vestigingen, elk met eigen contactpersonen en portaaltoegang
• Mogelijke dubbelen vinden en samenvoegen, met keuze per gegeven
• Importeren uit Excel (bedrijven en cursisten)
• Cursisten toevoegen uit een e-mail of Excel-bijlage, met AI

Certificaten

Een certificaat ontwerpt u één keer in uw huisstijl. Daarna maakt het systeem ze zodra een cursist geslaagd is: met uniek nummer, QR-code voor echtheid, geldigheidsdatum en een PDF die de cursist, de werkgever en u altijd kunnen downloaden.

• Certificaatontwerper: eigen achtergrond, velden, lettertypen en handtekening
• Automatisch na het slagen, of in bulk per cursus
• Geldigheid per training, met herinneringen vóór het verlopen
• Verlopen versus vernieuwd: wie een nieuwer certificaat heeft, telt niet als verlopen
• Echtheid controleren via QR-code, zonder inloggen

Presentie & aanwezigheid

Vier manieren om aanwezigheid vast te leggen, allemaal met dezelfde uitkomst: resultaten per cursist, klaar voor certificaten en facturatie. Digitaal afvinken, cursisten die zelf een QR-code scannen, een aanmeldzuil op locatie, of een foto van de papieren lijst die de AI voor u uitleest.

• Presentielijst automatisch gemaakt bij elke cursus, in uw eigen opmaak
• Afvinken op telefoon of laptop, met Allen aanwezig en Allen geslaagd
• QR-inchecken door de cursist zelf
• Aanmeldzuil op een tablet bij de ingang, in uw huisstijl
• Foto van de getekende lijst: de AI stelt voor, de instructeur keurt goed

Eigen e-learning

Geen apart leersysteem meer naast uw administratie. In CursusOptimaal bouwt u lessen, toetsen en opdrachten in uw eigen omgeving, koppelt u ze aan cursussen en ziet u de voortgang per cursist. Klassikaal, online of hybride.

• Lesbouwer met modules en lessen, sleep de blokken in de juiste volgorde
• Tekst, afbeeldingen, video, tabellen, stappenplannen, accordeons en tabbladen
• Toetsen met meerkeuze, volgorde, koppelen, invullen, hotspot en open vragen
• Opdrachten: foto of bestand inleveren, met directe AI-feedback
• Oefengesprek met AI (bijvoorbeeld 112 bellen) en een virtuele blusoefening

Microlearning & opfrisvragen

Een training beklijft beter met korte herhaling. Bouw microlearning als Instagram-verhalen: een paar schermen met tekst, beeld, een quiz of een swipe-vraag. Stuur ze als campagne naar een groep, en laat opfrisvragen in de maanden na de training terugkomen.

• Microlearning-builder met live telefoonvoorbeeld
• Schermtypen: media en tekst, kernboodschap, quiz, swipe waar/niet waar, samenvatting
• Campagnes naar groepen, met scores en uitvalinzicht
• Opfrisvragen uit de toetsen van de training, verspreid over de maanden erna
• Opfrisvragen ook via WhatsApp, antwoorden met één letter

Mobiele app

De CursusOptimaal-app: e-learning en microlearning onderweg, certificaten met geldigheid, presentie afvinken of fotograferen, pushmeldingen, en een EHBO-tabblad met 112-hulp dat offline werkt.

Cursistenportaal

Cursisten loggen in met een wachtwoord of een inloglink en zien alleen wat voor hen telt: welke training eraan komt, welke e-learning nog open staat, welke certificaten ze hebben en tot wanneer. Ook als app op de telefoon.

• Mijn cursussen met materiaal, locatie en de knop Kan niet op dit moment
• E-learning met voortgang, notities en reacties
• Certificaten downloaden, echtheid, LinkedIn en Open Badge
• Trainingen in de eigen agenda (Google, Outlook, Apple) via een abonnement
• Mijn notities: alles wat de cursist bij lessen schreef, ook als PDF

Instructeursportaal

Een instructeur hoeft niets in het beheer te doen. In zijn eigen portaal ziet hij welke cursussen hij geeft, wie er komt, en handelt hij de presentie en de resultaten af. Kantoor ziet alles direct terug.

• Dashboard met openstaande presentie en de planning van vandaag
• Presentie afvinken, scannen of fotograferen; resultaten en geslaagd
• Open toetsvragen nakijken en praktijkbeoordeling met checklist
• Beschikbaarheid per dag (hele dag, ochtend, middag, avond) tot een jaar vooruit
• Evaluatieverslagen van ontruimingsoefeningen en scenariotrainingen

Klantportaal voor opdrachtgevers

Uw klanten willen weten of hun BHV op orde is. In het klantportaal zien ze het in één oogopslag: groen, oranje of rood per medewerker, wie er op herhaling moet, en ze schrijven zelf in. Grotere klanten gebruiken het portaal als hun eigen veiligheidsregistratie.

• Medewerkers met kleurbolletje: geldig, verloopt binnenkort, verlopen
• Zelf inschrijven op open cursussen of eigen in-company data
• Dekking per vestiging tegen de norm uit de RI&E
• Opleidingen: meldingen per training, matrix en functieprofielen
• Trainingen bij andere opleiders en Code 95 registreren

Mail, campagnes & automatisering

Bevestigingen, herinneringen, certificaten, verloopmails, nieuwsbrieven: alles gaat vanuit CursusOptimaal, in uw eigen opmaak. Automatische mails staan standaard als concept klaar, zodat u bepaalt wat er de deur uitgaat.

• Eigen mailbox (IMAP) met postvakken per gebruiker, handtekeningen, banners en mailregels
• E-mailsjablonen met plaatshouders en automatisering per cursussjabloon
• Uitgaande e-mail: concepten controleren, bewerken en versturen, filteren op cursus of soort
• Nieuwsbrieven en campagnes met live berekende doelgroepen, testmail en later versturen
• Pushmeldingen naar de app, chat met instructeurs, sms en WhatsApp

AI-assistenten

AI zit in CursusOptimaal op de plekken waar het echt tijd scheelt. Altijd met dezelfde regel: de AI stelt voor, een mens keurt goed. De verwerking loopt via Google Vertex AI in de regio europe-west4 (Nederland), met een eigen serviceaccount per omgeving.

• Cursisten en cursusdata uit een e-mail of Excel-bijlage halen
• Foto van een getekende presentielijst uitlezen
• Directe feedback op ingeleverde opdrachtfoto's
• Oefengesprek met rolspel, bijvoorbeeld 112 bellen
• E-learning automatisch vertalen naar Engels en Pools

Rapportages, facturatie & webshop

Zonder losse Excel-overzichten weten hoe het gaat. Analyse-dashboard, rapportages per periode en bedrijf, en een facturatiestroom die cursusdeelname en webshopbestellingen op de verzamelstaat zet en naar WeFact stuurt.

• Analyse-dashboard: cursisten, certificering, bedrijven, groei en functies
• Omzet per sjabloon of bedrijf, betaald en onbetaald, per maand
• Klantrapport en bedrijfsrapportage als PDF, direct te mailen
• Verzamelstaten per maand of per bestelling, regels inline te bewerken
• Koppeling met WeFact: debiteuren en conceptfacturen, nooit automatisch verstuurd

Website, API & koppelingen

Uw website toont wat er in CursusOptimaal staat: geplande cursussen met vrije plekken en prijs, direct te boeken. Teksten, blog en meldingen beheert u vanuit hetzelfde scherm. En met de API en webhooks praat CursusOptimaal met uw andere systemen.

• Cursusagenda met vrije plekken, prijs en direct boeken (iDEAL of op rekening)
• Blog, paginateksten, meldingenbalk en contentagenda vanuit het beheer
• Bezoekersteller zonder cookies: geen cookiebanner nodig
• WordPress-plugin om cursussen te tonen en te boeken (alleen op aanvraag)
• API-sleutels met rechten per sleutel, bijvoorbeeld voor een HR-pakket

Beveiliging, AVG & toegankelijkheid

U werkt met persoonsgegevens, BSN's en certificaten. CursusOptimaal is daarop gebouwd: eigen omgeving per klant op servers in Nederland, versleutelde verbindingen, dagelijkse back-ups, en hulpmiddelen om aan de AVG te voldoen zonder extra werk.

• Eigen, volledig gescheiden omgeving per klant op eigen servers in Nederland
• HTTPS overal, dagelijkse back-ups, foutmeldingsmonitoring
• Tweestapsverificatie met herstelcodes
• Rollen en rechten: aangevinkt = mag alles in dat onderdeel, uitgevinkt = onzichtbaar en server-dicht
• Wijzigingslog: wie veranderde wat, met oud en nieuw